Autocheck ✔

Erste Schritte

Autocheck ist ein Arbeits‑Cockpit: Alles Relevante zu einem Thema liegt an einem Ort – Mails, Dateien, Aufgaben und Verlauf. Du arbeitest nicht mehr „im Posteingang“, sondern in Projekten. Dadurch weißt du jederzeit: Was ist offen? Wer ist zuständig? Was gehört zusammen?

Typische Nutzen‑Fragen (und die Antwort in Autocheck):

„Wie strukturiert das System meinen Alltag?“
Du siehst neue/geänderte Objekte direkt über die roten Zähler und findest alles zu einem Thema per Suche oder Projektansicht. Fristen und To‑dos geben dir eine klare Tages‑Priorisierung.
„Wie hilft es beim Verfassen von E‑Mails?“
Die KI kann Antworten entwerfen – auf Basis der Projektinhalte (Mails, Dateien, To‑dos). Tonalität und Signatur kommen aus deinem Profil.
„Wie werden Mails zugeordnet?“
Regeln übernehmen wiederkehrende Fälle automatisch. Wenn danach noch etwas offen ist, kann die KI einen Vorschlag machen – du entscheidest, ob du ihn übernimmst.
„Welche Informationen gibt es zu einem Thema?“
Öffne das Projekt: Dort liegen alle Mails, Dateien, Aufgaben und der Verlauf gesammelt – ohne langes Suchen in Ordnern.
„Ich habe eine Aufgabe für einen Kollegen.“
Lege ein To‑do an, weise es zu und setze eine Frist. Du behältst den Status und bekommst Updates, ohne ständig nachfragen zu müssen.
„Wie verliere ich nichts aus dem Blick?“
Der Verlauf zeigt, was zuletzt passiert ist. Du siehst neue/geänderte Objekte sofort und kannst sie direkt öffnen, ohne die Liste zu durchsuchen.

Wie die Logik funktioniert: Jede Mail, Datei oder Aufgabe gehört zu genau einem Projekt. Projekte können Unterprojekte haben. Zugriffsrechte und Benachrichtigungen folgen dem Projekt. Fristen sind optional – wenn gesetzt, werden sie überwacht. Rechte lassen sich zusätzlich pro Mitglied als Lesen/Schreiben vergeben.

Was dir Autocheck im Alltag abnimmt:

Tagessteuerung: Die Startseite zeigt offene Punkte im Fristenfenster – ideale Priorisierung.
Projekt‑Zentrierung: Alles bleibt am Thema – Mails, Dateien, Aufgaben, Verlauf.
Automatisierung: Wiederkehrende Mails werden per Regel automatisch zugeordnet.
KI‑Vorschläge: Für unzugeordnete Mails bekommst du Projekt‑Vorschläge – keine automatische Zuordnung.
KI‑Frage & Chat: Stelle Fragen direkt im Projekt oder nutze den Chat für laufende Abstimmung.
Benachrichtigungen: Du bestimmst selbst, wann und wie du informiert wirst.
Chronik & Rückmeldungen: Entscheidungen und Rückmeldungen bleiben nachvollziehbar.
Suche als Wissenszugriff: Antworten auf „Was wissen wir zu X?“ in Sekunden.
Unterprojekte: Große Themen werden sauber aufgeteilt, ohne den Zusammenhang zu verlieren.
Token‑Links: Externe können per Link eingebunden werden (Gastzugang).

Profil einmal sauber einstellen
Öffne Benutzerprofil und prüfe: Signatur, Benachrichtigungskanäle, KI‑Profil. Das bestimmt Tonalität, Regeln und Versand. Optional: KI‑Mail‑Vorschläge aktivieren und Modell wählen, Fristen‑Automatik für neue Objekte einstellen.
Eingang sichten und zuordnen
Öffne Mails, wähle eine Mail und ordne sie einem Projekt zu (bestehendes Projekt wählen oder neues erstellen). Optional gleich eine Regel anlegen. KI‑Vorschläge dienen als Hilfe – die Entscheidung bleibt bei dir.
Projekt klar strukturieren
Öffne Projekte, vergib einen eindeutigen Namen und prüfe, ob Unterprojekte sinnvoll sind (z. B. „Kunde – Thema“). Danach Mitglieder hinzufügen und Schreibrechte vergeben, wo es nötig ist.
KI‑Frage oder Chat nutzen
Im Projekt kannst du Fragen stellen oder im Chat den Verlauf weiterführen. Das spart Abstimmungen und bündelt Wissen direkt am Thema.
Aufgaben mit Fristen anlegen
Lege To‑dos an, weise Benutzer zu und setze Fristen nur dort, wo sie wirklich relevant sind. So bleiben Eskalationen verständlich.
Dateien hinzufügen
Lade Dokumente ins Projekt. Danach kannst du sie direkt im Projekt wiederfinden und durchsuchen. PDFs mit sauberem Textlayer werden automatisch erkannt und müssen nicht erneut per KI‑OCR behandelt werden.
Täglicher Ablauf
Nutze Suche und die roten Zähler in der Kopfzeile, um neue oder geänderte Objekte schnell zu finden.
Regeln schrittweise ausbauen
Wenn wiederkehrende Mails auftreten: Regel anlegen (Betreff/Absender/Text enthält → Projekt). Erst klein starten, dann erweitern.

Typische Abläufe (Praxis)

Neue Mail kommt rein
Mail öffnen → Projekt auswählen oder neues Projekt anlegen → optional Regel speichern.
Aufgabe an Kollegin/Kollegen
To‑do erstellen → zuständige Person auswählen → Frist setzen → Fortschritt im Projekt verfolgen.
Rückfrage zu einem Thema
Projekt öffnen → alle zugehörigen Mails/Dateien/To‑dos sehen → schnelle Antwort vorbereiten.
Überblick am Tagesende
Startseite oder Suche öffnen → offene Punkte und Fristen prüfen → Prioritäten festlegen.

Tipps

Ein Projekt = ein klarer Zweck, kein Sammelbecken.
Fristen nur bei echten Deadlines setzen.
Aufgaben immer zuweisen – so bleibt Verantwortlichkeit klar.
Regeln klein starten, dann präzisieren.
KI‑Entwürfe immer kurz prüfen, bevor du sie verschickst.