Erste Schritte

Autocheck ist ein Arbeits‑Cockpit: Alles Relevante zu einem Thema liegt an einem Ort – Mails, Dateien, Aufgaben und Verlauf. Du arbeitest nicht mehr „im Posteingang“, sondern in Projekten. Dadurch weißt du jederzeit: Was ist offen? Wer ist zuständig? Was gehört zusammen?

Typische Nutzen‑Fragen (und die Antwort in Autocheck):
  • „Wie strukturiert das System meinen Alltag?“
    Du siehst neue/geänderte Objekte direkt über die roten Zähler und findest alles zu einem Thema per Suche oder Projektansicht. Fristen und To‑dos geben dir eine klare Tages‑Priorisierung.
  • „Wie hilft es beim Verfassen von E‑Mails?“
    Die KI kann Antworten entwerfen – auf Basis der Projektinhalte (Mails, Dateien, To‑dos). Tonalität und Signatur kommen aus deinem Profil.
  • „Wie werden Mails zugeordnet?“
    Regeln uebernehmen wiederkehrende Faelle automatisch. Zusaetzlich koennen Projektmatcher und Mail-Resolver strukturierte Vorschlaege fuer Projekt, Zustaendigkeit, Weiterleitung oder Wiedervorlage machen – du entscheidest, was uebernommen wird.
  • „Welche Informationen gibt es zu einem Thema?“
    Öffne das Projekt: Dort liegen alle Mails, Dateien, Aufgaben und der Verlauf gesammelt – ohne langes Suchen in Ordnern.
  • „Ich habe eine Aufgabe für einen Kollegen.“
    Lege ein To‑do an, weise es zu und setze eine Frist. Du behältst den Status und bekommst Updates, ohne ständig nachfragen zu müssen.
  • „Wie verliere ich nichts aus dem Blick?“
    Der Verlauf zeigt, was zuletzt passiert ist. Du siehst neue/geänderte Objekte sofort und kannst sie direkt öffnen, ohne die Liste zu durchsuchen.

Wie die Logik funktioniert: Jede Mail, Datei oder Aufgabe gehört zu genau einem Projekt. Projekte können Unterprojekte haben. Zugriffsrechte und Benachrichtigungen folgen dem Projekt. Fristen sind optional – wenn gesetzt, werden sie überwacht. Rechte lassen sich zusätzlich pro Mitglied als Lesen/Schreiben vergeben (Standard = Lesen, Schreiben wird bewusst freigeschaltet). Rechte koennen heute auch ueber Berechtigungsgruppen und ACLs gesteuert werden.

Was dir Autocheck im Alltag abnimmt:
  • Tagessteuerung: Die Startseite zeigt offene Punkte im Fristenfenster – ideale Priorisierung.
  • Projekt‑Zentrierung: Alles bleibt am Thema – Mails, Dateien, Aufgaben, Verlauf.
  • Kalender (Woche): Termine als To‑dos, schnelle Navigation, „Aktuell“‑Sprung und gespeicherte Filter (inkl. optional „nur Admin“).
  • Automatisierung: Wiederkehrende Mails werden per Regel automatisch zugeordnet oder in Folgeaktionen ueberfuehrt.
  • KI‑Vorschläge: Fuer unzugeordnete Mails gibt es Projektmatcher und Mail-Resolver mit Vorschlaegen fuer Projekt, Zustaendigkeit und Wiedervorlage – keine blinde Automatik.
  • KI‑Frage & Chat: Stelle Fragen direkt im Projekt oder nutze den Chat für laufende Abstimmung.
  • KI‑Projekt‑Ausarbeitung: Strukturierte Ergebnisse lassen sich als PDF oder DOCX ins Projekt übernehmen.
  • Benachrichtigungen: Du bestimmst selbst, wann und wie du informiert wirst.
  • Antworten & Oeffnungen: Ausgehende Mails koennen mit sichtbarer Autocheck-Referenz versehen werden; Antworten und wahrscheinliche Oeffnungen werden nachvollziehbar.
  • Chronik & Rückmeldungen: Entscheidungen und Rückmeldungen bleiben nachvollziehbar.
  • Suche als Wissenszugriff: Antworten auf „Was wissen wir zu X?“ in Sekunden.
  • Unterprojekte: Große Themen werden sauber aufgeteilt, ohne den Zusammenhang zu verlieren.
  • Token‑Links: Externe können per Link eingebunden werden (Gastzugang).
  • Tray‑Client (Desktop): Benachrichtigungen & Datei‑Öffnen im Standard‑Programm inkl. Rück‑Upload und OCR/Thumbnail‑Refresh.
  1. Profil einmal sauber einstellen
    Öffne Benutzerprofil und prüfe: Signatur, Benachrichtigungskanäle, KI‑Profil. Das bestimmt Tonalität, Regeln und Versand. Optional: KI‑Mail‑Vorschläge aktivieren und Modell wählen, Fristen‑Automatik für neue Objekte einstellen.
  2. Eingang sichten und zuordnen
    Öffne Mails, wähle eine Mail und ordne sie einem Projekt zu (bestehendes Projekt wählen oder neues erstellen). Optional gleich eine Regel anlegen. KI‑Vorschläge und Mail-Resolver dienen als Hilfe – die Entscheidung bleibt bei dir.
  3. Projekt klar strukturieren
    Öffne Projekte, vergib einen eindeutigen Namen und prüfe, ob Unterprojekte sinnvoll sind (z. B. „Kunde – Thema“). Danach Mitglieder hinzufügen und Schreibrechte vergeben, wo es nötig ist.
  4. KI‑Frage oder Chat nutzen
    Im Projekt kannst du Fragen stellen oder im Chat den Verlauf weiterführen. Das spart Abstimmungen und bündelt Wissen direkt am Thema.
  5. KI‑Projekt‑Ausarbeitung erstellen
    Erstelle eine strukturierte Ausarbeitung direkt im Projekt und exportiere sie als PDF oder DOCX.
  6. Aufgaben mit Fristen anlegen
    Lege To‑dos an, weise Benutzer zu und setze Fristen nur dort, wo sie wirklich relevant sind. So bleiben Eskalationen verständlich.
  7. Kalender nutzen (Woche)
    Termine erscheinen als To‑dos in der Wochenansicht. Du kannst zwischen Wochen blättern, „Aktuell“ springen und die Filter werden automatisch gemerkt.
  8. Dateien hinzufügen
    Lade Dokumente ins Projekt. Danach kannst du sie direkt im Projekt wiederfinden und durchsuchen. PDFs mit sauberem Textlayer werden automatisch erkannt und müssen nicht erneut per KI‑OCR behandelt werden. Office‑/Text‑Dateien liefern zusätzlich bessere Thumbnails. Im Projekt kannst du Dateien auch direkt im Client öffnen und nach dem Speichern automatisch aktualisieren lassen.
  9. Täglicher Ablauf
    Nutze Suche und die roten Zähler in der Kopfzeile, um neue oder geänderte Objekte schnell zu finden.
  10. Regeln schrittweise ausbauen
    Wenn wiederkehrende Mails auftreten: erst eine kleine Projektregel anlegen, spaeter bei Bedarf einen Mail-Resolver fuer komplexere Entscheidungen nutzen. Erst klein starten, dann erweitern.
Typische Abläufe (Praxis)
  • Neue Mail kommt rein
    Mail oeffnen → Projekt auswaehlen oder neues Projekt anlegen → optional Regel oder Mail-Resolver speichern.
  • Aufgabe an Kollegin/Kollegen
    To‑do erstellen → zuständige Person auswählen → Frist setzen → Fortschritt im Projekt verfolgen.
  • Rückfrage zu einem Thema
    Projekt öffnen → alle zugehörigen Mails/Dateien/To‑dos sehen → schnelle Antwort vorbereiten.
  • Dokument extern bearbeiten
    Datei im Projekt öffnen → „Im Client öffnen“ → lokal bearbeiten → automatisch zurück ins Projekt.
  • Überblick am Tagesende
    Startseite, Suche oder Inbox oeffnen → offene Punkte, Fristen und neue Vorschlaege pruefen → Prioritaeten festlegen.
Tipps
  • Ein Projekt = ein klarer Zweck, kein Sammelbecken.
  • Fristen nur bei echten Deadlines setzen.
  • Aufgaben immer zuweisen – so bleibt Verantwortlichkeit klar.
  • Regeln und Resolver klein starten, dann praezisieren.
  • KI‑Entwürfe immer kurz prüfen, bevor du sie verschickst.